Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

• По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
• По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

• Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
• Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 .

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) .

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 .

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ».

Производственные запасы учитываются на счёте 10 Материалы по фактической себестоимости их приобретения (средние покупные). Для учёта в денежном и количественном выражении налаживается складской учёт, суть которого состоит в формировании в программе номенклатуры материалов и отражения её в приходе и расходе. Приход материала на склад оформляется приходной накладной от поставщика, а расход (списание в производство, внутреннее перемещение со склада на склад или реализация) - расходной накладной .

Для упрощения учёта в небольших предприятиях рекомендуем использовать единственный субсчёт 10-01, как это прописано в типовой конфигурации сервиса. Для того, чтобы задействовать в учёте другие субсчета требуется дополнительная настройка, сервиса, которую можно выполнить самостоятельно или с помощью удалённого администратора.

Журналы первичных документов по учёту материалов находятся в разделе Производство АУБИ Интернет бухгалтерия.

1. Оплатите материалы поставщику с расчётного счёта ПП исходящим. Выполните проводку Д6000 К5100.
2. Оформите приход материалов на склад приходной накладной от поставщика. Проводка Д1001 К6000 выполнится автоматически.
3. Оформите актом передачи перемещение материала с одного склада на другой. Проводка Д1001 К1001 выполнится автоматически.
4. Спишите материал актом в производство. Проводки Д2000 К0101 выполнится автоматически.
5. Реализуйте материал расходной накладной . Проводки Д9101 К0101 выполнится автоматически.

Используйте ведомости материалов , для отслеживания состояния 10 счета и его субсчетов в целом, а также в разрезе складов и номенклатуры.

Упрощённая системе налогообложения

Общая системе налогообложения (учёт НДС)

Приобретение материалов через подотчётное лицо

Подотчётное лицо приобретает ТМЦ за наличный расчёт. Для того, чтобы принять к учёту приобретённые ТМЦ и отчитаться перед организацией за выданные под отчёт наличные средства, подотчётно лицо оформляет авансовый отчёт в котором указывает приобретённые за наличный расчёт ТМЦ. В качестве подтверждающих документов к авансовому отчету прикладываются кассовые и товарные чеки. Фискальный кассовый чек подтверждает факт расхода наличных средств, а товарный чек - факт приобретения ТМЦ. Обычно за наличные средства ТМЦ приобретаются либо в розничной торговой сети, либо у мелких предпринимателей. Как правило такие продавцы осуществляют свою деятельность без НДС, т.е. не сопровождают покупку счётом-фактурой.

1. Выдайте наличные средства подотчётному лицу из касса РКО. Выполните проводку Д7100 К5100.
2. Оформите поступление материала от подотчётного лица авансовым отчётом с товарной накладной и кассовым чеком от поставщика. Проводка Д1004 К7100 выполнится автоматически. Если к авансовому отчёту кроме товарной накладной или товарного чека прилагается счёт-фактура, то выполняются дополнительные проводки, связанные с отражением НДС к зачёту.

Приобретение материалов без НДС

Приобретение материалов с НДС

Материалы, как правило, приобретаются с целью использования их в производственной деятельности, а не для перепродажи. Если сложилась такая ситуация, что остатки материальных запасов необходимо реализовать, то в бухучёте это отражается как прочая реализация.

1. Оплата покупателем реализуемого материала на расчётный счёт. На основании ПП входящего выполните проводку Д6200 К5100.
2. Оформите отгрузку реализуемого материала покупателю отгрузочной накладной. Проводки по прочей реализации Д6200 К9101 списанию себестоимости Д9102 К1001 выполнится автоматически. Если организация находится на ОСН, то одновременно с накладной покупателю выписывается исходящая счёт-фактура на основании которой делается запись в книгу продаж и выполняются проводки, связанные с начислением НДС - Д9102 К6802.

В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:

Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71

и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:

Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.

Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.

Вариант 1 (без учета взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рис. 1. Расходный кассовый ордер

Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.

Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).

Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

• вид расходов - "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - не заполняются, так как расход включается в состав косвенных расходов;

При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер

При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.

Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.

Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.

Таблица 1

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.

С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.

Пример

Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.

По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:

• стоимость железнодорожных билетов - 987 руб.;
• стоимость проживания в гостинице ООО "Лесные дали" - 900 руб.(300 х 3 сут.);
• суточные за 5 дней командировки (день отъезда и день приезда - один день) - 400 руб. (100 руб. х 4 сут.).

Перерасход выдан из кассы.

К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.

Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).

Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".

В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.

При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.

Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".

При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".

В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).

Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид расходов "Другие расходы, включаемые в состав косвенных расходов";
• элемент расхода - "Командировочные расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект и Тип ТМЦ - в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".

Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".

В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.

Таблица 2

В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:

• затраты на транспортное обеспечение доставки приглашенных для переговоров лиц к месту проведения представительских мероприятий;
• затраты налогоплательщика на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и др.

Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.

Пример

Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).

Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)

В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".

При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.

Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").

Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).

Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)

Значение реквизитов документа:

• условия получения - "Другие существенные условия";
• вид и элемент расхода - "Представительские расходы";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - заполняется при приобретении имущества, прав, в случае оплаты услуг не заполняется;
• дата признания - дата авансового отчета;
• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - не заполняются.
• основание признания - строка-ссылка на документ "Строка аванс. отчета (прочее)"
• наименование операции - строковое представление документа "Строка аванс. отчета (прочее)".

В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.

В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).

Рис. 9. Расходы на оплату труда

Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).

Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"

Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.

Таблица 3

Вариант 2 (с учетом взаиморасчетов с поставщиком)

Пример

Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).

Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)

При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).

Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав

Значения реквизитов документа:

• контрагент, договор, задолженность, НДС в т.ч. - в соответствии с первичными документами на поступившие материальные ценности;
• условия получения - "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов" в зависимости от порядка отражения в учете операций поступления ценностей и отчета подотчетного лица;
• вид расходов - "Связанные с приобретением сырья и материалов";
• сумма - сумма без НДС;
• объект - приобретенный материал;
• тип ТМЦ - значение перечисления тип номенклатуры соответствующее объекту;
• дата признания - дата авансового отчета;
• основание признания - строка-ссылка на документ "Поступление ТМЦ (купля-продажа)";
• наименование операции - строковое представление документа "Поступление ТМЦ (купля продажа)".

При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.

Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.

Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).

Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)

Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).

Рис. 14. Расход денежных средств

В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.

Таблица 4